Mengelola Perubahan
Hasil penelitian Mc Kinsey menemukan 70% organisasi gagal mengelola perubahan. Senada dengan temuan Boston Consulting Group bahwa hanya 30% organisasi yang berhasil mengelola perubahan. Apa kunci kesuksesan dan penyebab kegagalannya? Penerimaan dan keterlibatan dari seluruh anggota organisasi. Alex Denni menjelaskan dalam bentuk rumus matematika: QxA=E. Q: Quality program. A: Acceptance. E: Effectiveness.
Jika kualitas program 100 tapi penerimaan 30% maka hasilnya hanya 30. Meskipun kualitas program hanya 60 tapi penerimaan 80% maka hasilnya 48. Bagaimana caranya meningkatkan acceptance? John Kotter merumuskannya dalam 8 langkah yang terdiri atas tiga tahap yaitu menciptakan iklim perubahan, mengajak & melibatkan anggota organisasi, dan membangun keberlanjutan.
Tahap pertama: menciptakan iklim perubahan dibangun dalam tiga langkah. Pertama yaitu menciptakan sense of urgency (kondisi keterdesakan). Angkat isyu yang menarik perhatian. Bangun story yang solid, ada harapan dan ketakutan. Jika perlu dibuat dramatis.
Setelah itu bangun koalisi kepemimpinan termasuk dengan informal leaders. Dahului dengan pemetaan pihak-pihak dan leader yang dapat mendukung atau menghambat perubahan. Gunakan kuadran interest dan power. Prioritaskan koalisi dan pendekatan kepada pihak yang interest dan powernya tinggi. Lalu pihak yang interestnya tinggi tapi powernya rendah.
Membangun iklim perubahan ditutup dengan menciptakan visi & strategi yang dibuat bersama, co-create, agar ada rasa memiliki. Hindari pendekatan direktif. Lakukan pendekatan partisipatif. Libatkan perwakilan seluruh pihak untuk merumuskan visi dan strategi bersama-sama. Mungkin butuh waktu lebih lama. Tidak apa-apa, yang penting menjadi fondasi perubahan yang kuat ke depan.
Tahap kedua yaitu mengajak dan melibatkan anggota organisasi. Ada 3 langkah yaitu komunikasikan visi, berdayakan tim, dan membuat kemenangan jangka pendek (quick win). Mengkomunikasikan visi dengan pidato di pertemuan besar seperti forum awal tahun itu tidak cukup. Acara seperti itu yang mendengarkan hanya 50?ri yang hadir. Dari yang mendengarkan hanya 50% yang mengerti. Dari yang mengerti hanya 50% yang berpikir cara baru. Artinya hanya 12,5% yang merespon sesuai harapan.
Untuk itu perlu media dan metode komunikasi lain yang bisa meningkatkan persentase respon positif. Libatkan leaders di semua level, lakukan dialog, hadapi pertanyaan yang kritis hingga penolakan, jelaskan dengan baik dan penuh kesabaran. Jangan abaikan resistensi meskipun tidak semua bisa diyakinkan. Berikan perhatian dan dengarkan semua opini.
Selanjutnya lakukan pemberdayaan tim. Berikan mereka peran sekecil apapun. Itu akan membangun keterikatan. Jangan lupa membuat kemenangan jangka pendek untuk menjaga semangat. Juga memastikan bahwa perubahan on the track. Bukti bahwa ada hasil meskipun belum sempurna. Harapannya menambah dukungan dari pihak yang masih netral atau menolak. Berikan apresiasi kepada agen perubahan.
Tahap ketiga dari mengelola perubahan yaitu membangun keberlanjutan. Lakukan dua hal yaitu mempertahankan momentum dan menjadikan budaya. Momentum itu ibarat mendorong mobil mogok, paling berat di awal. Jika energi minimal terlampaui maka mendorong mobil mogok menjadi lebih mudah. Itulah momentum perubahan. Lampaui energi minimal dengan cari terus mendorong perubahan, jangan berhenti di tengah jalan.
Sebagai penutup jadikan perubahan sebagai budaya. Jangan karena ingin membuat jejak baru, menghapus jejak pemimpin sebelumnya. Jika itu baik, lanjutkan. Apa yang sekarang dilakukan, jika itu baik, pemimpin berikutnya harus melanjutkan. Harapannya perubahan menjadi budaya. Bukan semata warisan pemimpin.